Dossier patient en Belgique : ce que la loi impose réellement en 2026

Contenu minimal, conservation de 30 à 50 ans, droit d’accès, copie, sécurité et passage au numérique : les règles essentielles du dossier patient en Belgique.

Par DocTime · 2026-09-14

En Belgique, tenir un dossier patient ne consiste pas simplement à conserver quelques notes après une consultation. Son contenu, sa sécurité, sa durée de conservation et les droits du patient sont encadrés par plusieurs textes.

Ces règles concernent aussi les cabinets indépendants. Elles ne sont donc pas réservées aux hôpitaux ou aux grandes structures. Médecins, kinésithérapeutes, psychologues cliniciens, infirmiers, sages-femmes, professionnels paramédicaux et certaines pratiques non conventionnelles peuvent être concernés selon leur statut et les soins dispensés.

Voici ce que la loi impose réellement en 2026, ce qu’elle n’impose pas encore à tout le monde et ce que cela change concrètement dans l’organisation quotidienne d’un cabinet.

À propos de cet article — Cette publication fournit une information générale vérifiée le 14 septembre 2026. Elle ne remplace pas l’avis de votre organisation professionnelle, de votre délégué à la protection des données ou d’un conseil juridique. Des règles complémentaires peuvent s’appliquer à votre profession ou à certains types de prestations.

En bref : les cinq règles à retenir

• Le patient a droit à un dossier soigneusement tenu à jour et conservé en lieu sûr.
• La loi Qualité énumère un contenu minimal, à adapter à ce qui est pertinent et aux limites de la compétence du professionnel.
• Le dossier doit être conservé pendant au moins 30 ans et au maximum 50 ans à compter du dernier contact avec le patient.
• Une demande de consultation du dossier doit recevoir une réponse au plus tard dans les 15 jours.
• Le patient peut demander une copie papier ou électronique ; la première copie est gratuite.

Un logiciel peut faciliter la structuration, les accès, la traçabilité et les exports. Il ne peut toutefois pas décider à la place du praticien quelles informations sont pertinentes, ni le rendre « conforme » par sa seule utilisation.

Qui est concerné par l’obligation de tenir un dossier patient ?

La loi du 22 avril 2019 relative à la qualité de la pratique des soins de santé, souvent appelée loi Qualité, s’applique aux professionnels des soins de santé dans le cadre de leurs prestations.

Elle vise les praticiens couverts par la loi coordonnée du 10 mai 2015 relative à l’exercice des professions des soins de santé, ainsi que les praticiens de certaines pratiques non conventionnelles visées par la loi du 29 avril 1999.

En pratique, cela inclut notamment de nombreuses professions présentes en cabinet privé :

• médecins et dentistes ;
• kinésithérapeutes ;
• infirmiers et sages-femmes ;
• psychologues cliniciens et orthopédagogues cliniciens ;
• logopèdes, diététiciens, ergothérapeutes, podologues et autres professions paramédicales reconnues ;
• certains praticiens de pratiques non conventionnelles encadrées par la loi.

En revanche, l’usage du mot « thérapeute » dans une activité commerciale ne suffit pas, à lui seul, à déterminer le régime juridique applicable. Si votre statut professionnel est incertain, vérifiez-le auprès de votre association professionnelle ou d’un conseil spécialisé.

Quels textes encadrent le dossier patient en Belgique ?

Trois ensembles de règles se complètent.

La loi relative aux droits du patient

La loi du 22 août 2002 relative aux droits du patient consacre le droit du patient à un dossier soigneusement tenu à jour et conservé en lieu sûr. Elle organise également le droit de consultation, le droit d’obtenir des explications et le droit de recevoir une copie.

La loi Qualité

La loi Qualité précise notamment :

• les catégories d’informations à reprendre dans le dossier ;
• la conservation du dossier ;
• les conditions d’accès aux données de santé par d’autres professionnels ;
• certaines obligations liées à la continuité des soins et à l’arrêt d’une pratique.

Le RGPD

Le Règlement général sur la protection des données s’ajoute aux règles propres aux soins de santé. Les données de santé bénéficient d’une protection renforcée. Leur traitement doit reposer sur une finalité et une base juridique appropriées, être limité à ce qui est nécessaire et bénéficier d’un niveau de sécurité adapté au risque.

Le RGPD encadre également le recours à un fournisseur de logiciel. Lorsqu’un prestataire traite les données patients pour le compte du cabinet, il agit généralement comme sous-traitant et la relation doit être organisée par un contrat conforme à l’article 28 du RGPD. Le professionnel ou le cabinet qui détermine les finalités et les moyens essentiels du traitement reste généralement responsable du traitement : choisir un outil adapté ne transfère donc pas sa responsabilité au fournisseur.

Que doit contenir un dossier patient ?

L’article 33 de la loi Qualité énumère actuellement 24 catégories d’informations. La formulation est importante : le professionnel les mentionne le cas échéant et dans les limites de sa compétence.

La liste ne doit donc pas être transformée en un formulaire identique pour toutes les professions. Le dossier d’un psychologue, celui d’un kinésithérapeute et celui d’un médecin spécialiste ne documentent pas les mêmes examens ni les mêmes décisions. Le socle légal reste commun, mais son application dépend de la situation clinique et du champ d’exercice.

Les principales catégories peuvent être regroupées ainsi :

Le SPF Santé publique rappelle aussi que le patient peut demander l’ajout de documents complémentaires, notamment ceux qui expriment ses valeurs, ses objectifs de vie, ses préférences de soins ou une déclaration anticipée.

Au quotidien, cinq questions permettent déjà de repérer beaucoup de lacunes :

1. L’information est-elle pertinente pour les soins ?
2. Est-elle datée et rattachée au bon professionnel ?
3. Permet-elle de comprendre ce qui a été constaté, décidé ou réalisé ?
4. Les corrections restent-elles explicables sans effacer l’historique ?
5. Le dossier est-il retrouvable et exportable si le patient le demande ?

Le dossier électronique est-il obligatoire en 2026 ?

Pas encore de manière universelle pour toutes les professions sur la seule base de la loi Qualité.

L’article 34 prévoit qu’à partir d’une date fixée par arrêté royal, le professionnel tiendra à jour et conservera le dossier sous forme électronique. Le Roi peut prévoir une date différente selon les professions. Or, dans le texte consolidé consulté en septembre 2026, cette disposition renvoie toujours à une date à fixer, et la liste officielle des arrêtés d’exécution ne reprend pas d’arrêté général activant cette obligation pour toutes les professions.

Il serait donc inexact d’affirmer que le dossier papier est déjà interdit, sans distinction, pour tous les professionnels de santé en Belgique.

Cela ne signifie pas que le papier soit toujours la solution la plus pratique, ni qu’aucune obligation numérique particulière n’existe. Certaines professions ou prestations sont déjà concernées par des règles distinctes relatives à la prescription, à l’attestation, à la facturation ou aux échanges eHealth. Il faut vérifier ces exigences séparément.

Même lorsqu’il reste autorisé, le papier complique souvent :

• la recherche dans une chronologie longue ;
• la séparation des accès entre collaborateurs ;
• la sauvegarde en cas d’incendie, de vol ou de dégât des eaux ;
• la remise rapide d’une copie complète ;
• le transfert du dossier lors d’un changement de praticien ;
• la preuve de qui a consulté ou modifié une information.

Le bon raisonnement n’est donc pas seulement « papier ou numérique ? », mais plutôt : puis-je tenir, protéger, retrouver, expliquer et transmettre ce dossier pendant plusieurs décennies ?

Combien de temps faut-il conserver un dossier patient ?

L’article 35 de la loi Qualité fixe une règle commune : le professionnel conserve le dossier pendant minimum 30 ans et maximum 50 ans à compter du dernier contact avec le patient.

Trois précisions sont essentielles.

Le délai commence au dernier contact

Le point de départ n’est pas la création du dossier ni la première consultation. Un nouveau contact avec le patient modifie donc la date à partir de laquelle le délai est calculé.

Archiver n’est pas effacer

Un dossier qui n’est plus utilisé au quotidien peut être archivé tout en restant conservé, protégé et récupérable. À l’inverse, supprimer un compte utilisateur ou résilier un abonnement ne fait pas disparaître la responsabilité professionnelle de conservation.

Avant de quitter un outil, il faut récupérer une archive complète et exploitable, vérifier qu’elle contient les pièces jointes nécessaires et organiser sa conservation future.

Toutes les données du cabinet ne suivent pas forcément le même délai

Le délai de 30 à 50 ans vise le dossier constitué pour la prestation de soins. Il ne faut pas en déduire que chaque e-mail logistique, donnée de prospection, justificatif d’assurance ou information comptable doit automatiquement être conservé aussi longtemps.

Dans un avis consacré aux délais de conservation, l’Autorité de protection des données rappelle que la durée doit être évaluée selon la finalité poursuivie et distingue notamment les données liées aux soins de celles traitées pour l’intervention de l’assurance.

Une politique de conservation sérieuse doit donc identifier les différentes catégories de données, leur finalité, leur base juridique et leur délai propre.

Que faire lorsqu’un patient demande à consulter son dossier ?

Le patient peut demander à consulter son dossier et recevoir des explications afin d’en comprendre le contenu. La demande doit être traitée dans les meilleurs délais et, au plus tard, dans les 15 jours suivant sa réception.

Il peut également demander une copie de tout ou partie du dossier :

• sur papier ou sous forme électronique, selon son choix ;
• gratuitement pour la première copie ;
• avec, pour les copies supplémentaires, uniquement des frais administratifs raisonnables, justifiés et ne dépassant pas le coût réel.

Cette remise demande néanmoins une vérification préalable. Les données concernant des tiers ne font pas partie du droit de consultation. La loi prévoit aussi des situations particulières dans lesquelles l’accès passe par un autre professionnel de santé, ainsi que la possibilité de refuser une copie lorsqu’il existe des indications claires que le patient subit des pressions pour la transmettre à un tiers.

Une procédure interne simple évite d’improviser :

1. dater la réception de la demande ;
2. vérifier l’identité et, le cas échéant, le mandat du demandeur ;
3. rassembler le dossier et ses pièces jointes ;
4. isoler les informations concernant des tiers ;
5. choisir un canal de remise suffisamment sécurisé ;
6. conserver la trace de la réponse et de ce qui a été transmis.

Le patient peut-il exiger la suppression de son dossier ?

Le patient peut introduire une demande relative à ses données, mais le droit à l’effacement prévu par le RGPD n’est pas absolu.

L’Autorité de protection des données rappelle qu’une demande d’effacement peut être refusée lorsque le traitement reste nécessaire au respect d’une obligation légale ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice.

Pour un dossier patient, la réponse n’est donc généralement pas un bouton « tout supprimer ». Le cabinet doit examiner la demande au regard :

• de la nature de l’information contestée ;
• de son exactitude ;
• de sa nécessité pour les soins ou la continuité ;
• de la base juridique du traitement ;
• des obligations de conservation applicables.

Une donnée factuellement inexacte peut devoir être corrigée. Ce droit ne permet toutefois pas d’imposer au professionnel le remplacement d’une appréciation clinique ou d’un diagnostic simplement parce que le patient le conteste. Une information devenue inutile et conservée sans base valable peut devoir être supprimée. Mais une obligation légale peut imposer le maintien d’autres éléments. Pour les notes cliniques, une correction datée ou un addendum permet souvent de préserver l’historique tout en rendant la situation actuelle compréhensible.

Chaque demande doit être analysée individuellement et recevoir une réponse motivée.

Comment protéger correctement les dossiers ?

La loi n’impose pas un modèle unique d’ordinateur, de serveur ou de logiciel. Le niveau de sécurité doit être adapté à la sensibilité des données et aux risques réels du cabinet.

Pour un dossier patient numérique, les mesures de base comprennent généralement :

• un compte personnel pour chaque utilisateur, sans mot de passe partagé ;
• une authentification forte, idéalement avec un second facteur ;
• des droits limités selon la fonction : praticien, secrétariat, comptabilité ;
• un historique permettant d’identifier les accès et les actions importantes ;
• le chiffrement des échanges et du stockage lorsque cela est approprié ;
• des sauvegardes testées et une possibilité de restauration ;
• une procédure de départ lorsqu’un collaborateur quitte le cabinet ;
• un export lisible et complet en cas de changement de fournisseur ;
• un contrat de sous-traitance et une liste claire des prestataires impliqués ;
• une procédure en cas d’incident ou de violation de données.

Le principe est simple : une secrétaire qui organise les rendez-vous n’a pas automatiquement besoin d’accéder aux notes cliniques. De même, un comptable peut avoir besoin des montants et des paiements sans recevoir les antécédents médicaux ni les coordonnées détaillées des patients.

La loi Qualité encadre aussi l’accès d’autres professionnels aux données de santé : il suppose notamment une relation thérapeutique, une finalité de soins, la nécessité pour la continuité ou la qualité des soins et un accès limité aux données utiles et pertinentes.

Que deviennent les dossiers lors d’un changement de logiciel ou d’un arrêt d’activité ?

La conservation pendant plusieurs décennies rend la réversibilité indispensable. Un logiciel facile à utiliser aujourd’hui ne suffit pas si les dossiers deviennent impossibles à récupérer demain.

Avant de choisir ou de quitter un outil, vérifiez au minimum :

• si un export complet est disponible sans intervention complexe ;
• si les documents joints sont inclus ou récupérables séparément ;
• si les dates, les auteurs et la chronologie restent compréhensibles ;
• si le format peut être relu sans conserver l’abonnement ;
• si les conditions de fermeture du compte sont documentées ;
• si les sauvegardes et restaurations sont prévues ;
• si le fournisseur annonce clairement ses sous-traitants.

En cas d’arrêt définitif de la pratique, l’article 20 de la loi Qualité prévoit la transmission du dossier à un autre professionnel des soins de santé, avec l’accord du patient, ainsi que des autres informations utiles et nécessaires à la continuité des soins.

La fermeture administrative du cabinet doit donc être préparée bien avant la suppression des accès techniques.

Comment DocTime aide à structurer le dossier patient

DocTime rassemble les fiches patient, les consultations, les documents et la chronologie dans un même espace destiné aux cabinets indépendants. Les fiches de consultation finalisées sont protégées contre l’écrasement ; les corrections passent par des addenda datés et motivés, et les dossiers peuvent être exportés.

L’application prévoit également une corbeille restaurable, un historique d’actions, des accès distincts pour le secrétariat et la comptabilité ainsi qu’une archive complète du compte avant sa fermeture.

Ces fonctions facilitent l’organisation, la traçabilité et la récupération des informations. Elles ne remplacent ni le jugement clinique du professionnel, ni sa responsabilité quant aux informations à consigner, ni les exigences particulières de sa profession.

Si vous comparez plusieurs outils, consultez aussi notre guide : comment choisir un logiciel de dossier patient en Belgique en 2026 ?

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Questions fréquentes

Le dossier patient est-il obligatoire en Belgique ?

Les professionnels des soins de santé concernés doivent tenir pour leurs patients un dossier soigneusement mis à jour et conservé en lieu sûr. Les informations à y reprendre dépendent de leur compétence et de ce qui est pertinent pour les soins.

Combien de temps faut-il conserver un dossier patient ?

La loi Qualité prévoit une conservation d’au moins 30 ans et de maximum 50 ans à compter du dernier contact avec le patient.

Le dossier patient doit-il obligatoirement être numérique en 2026 ?

La loi prévoit une obligation électronique à partir d’une date devant être fixée par arrêté royal, éventuellement différemment selon les professions. En septembre 2026, le texte général consolidé ne permet pas de présenter cette obligation comme universellement entrée en vigueur. Des obligations numériques particulières peuvent toutefois déjà s’appliquer à certaines professions ou prestations.

Dans quel délai faut-il donner accès au dossier ?

La demande de consultation doit être traitée dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 15 jours suivant sa réception.

Une copie du dossier peut-elle être facturée ?

La première copie est gratuite. Pour les copies supplémentaires, seuls des frais raisonnables, justifiés et limités au coût réel peuvent être demandés.

Un patient peut-il faire supprimer l’intégralité de son dossier ?

Il peut introduire une demande, mais le droit à l’effacement n’est pas absolu. Une obligation légale de conservation peut empêcher la suppression de certaines données. La demande doit être examinée au cas par cas.

Un logiciel suffit-il pour être conforme ?

Non. Un logiciel peut soutenir la structuration, la sécurité, la traçabilité et l’export. Le professionnel reste responsable de la qualité du dossier, des informations encodées, des accès accordés et du respect des obligations propres à sa pratique.

Sources officielles

• Loi du 22 avril 2019 relative à la qualité de la pratique des soins de santé — texte consolidé Justel
• Loi du 22 août 2002 relative aux droits du patient — texte consolidé Justel
• Vos droits en tant que patient — SPF Santé publique
• Droit à l’effacement — Autorité de protection des données
• Règlement général sur la protection des données — EUR-Lex
• Avis 92/2024 sur les délais de conservation — Autorité de protection des données