Privacybeleid

1. Rollen

De zorgverlener bepaalt waarom en hoe patiëntgegevens worden gebruikt en is verwerkingsverantwoordelijke. DocTime verwerkt die gegevens uitsluitend om de dienst te leveren en is verwerker. De uitgever is verwerkingsverantwoordelijke voor account- en commerciële gegevens.

2. Verwerkte gegevens

• Account, instellingen en taal van de zorgverlener.
• Facturatiegegevens voor het abonnement: wettelijke naam of bedrijfsnaam, adres, land, ondernemingsnummer en btw-nummer indien van toepassing.
• Identiteits-, contact- en administratieve patiëntgegevens.
• Afspraken, klinische notities, voorgeschiedenis, allergieën, behandelingen en documenten.
• Tarieven, bedragen, betaalstatus en -wijze en ontvangstbewijzen.
• Technische gegevens voor authenticatie, beveiliging en werking.
• Optionele Google Agenda-gegevens: beperkte identiteit volgens de gekozen instelling, datum, tijd, duur en locatie.

3. Doeleinden en rechtsgronden

Accountgegevens worden gebruikt om de dienst te leveren en beveiligen, ondersteuning te bieden en de overeenkomst te beheren. De zorgverlener bepaalt de rechtsgronden voor patiëntendossiers krachtens artikelen 6 en 9 AVG. Medische gegevens worden niet voor reclame hergebruikt.

4. Ontvangers en gemachtigde gebruikers

Gegevens zijn toegankelijk voor de aangemelde zorgverlener en strikt noodzakelijke technische leveranciers. Wanneer de praktijkmodus actief is, kan de zorgverlener persoonlijke accounts voor secretariaats- of boekhoudmedewerkers maken. Het secretariaat krijgt alleen toegang tot administratieve patiëntgegevens en afspraken, zonder klinische of financiële gegevens. De boekhouder krijgt alleen toegang tot bedragen, betalingen, ontvangstbewijzen en noodzakelijke administratieve referenties, zonder contact- of klinische patiëntgegevens. Elke toegang kan door de zorgverlener worden ingetrokken en activiteiten worden gelogd.

Google Agenda is optioneel en kan steeds worden losgekoppeld.

5. Locatie en doorgiften

De hoofddatabase is in de Europese Unie geconfigureerd. Sommige Firebase-, Google Cloud- of Google Agenda-diensten kunnen gegevens buiten de EER verwerken. Contractuele waarborgen en gegevensminimalisatie worden in de verwerkersovereenkomst beschreven.

6. Bewaring en vertrek

DocTime past geen automatische verwijdering toe op patiëntendossiers in een actieve account. Zorgverleners kunnen in hun voorkeuren een volledig archief maken en de sluiting aanvragen. Na een annuleringstermijn van 14 dagen verwijdert DocTime het account, de actieve gegevens, documenten en externe koppelingen. Tijdelijke archieven worden na 24 uur verwijderd. De technische verwijderingstermijnen voor back-ups worden in de verwerkersovereenkomst vastgelegd.

De zorgverlener blijft na vertrek verantwoordelijk voor de bewaring en overdracht van patiëntendossiers. De Belgische Kwaliteitswet voorziet een bewaring van minstens 30 en maximaal 50 jaar na het laatste patiëntencontact.

7. Beveiliging

Firebase versleutelt verkeer en opgeslagen gegevens. Toegangsregels op database- en opslagniveau scheiden de accounts. E-mailverificatie is verplicht en tweefactorauthenticatie kan worden geactiveerd. Zorgverleners moeten hun inloggegevens en toestellen beschermen en verdacht gebruik melden.

8. Rechten en contact

Patiënten oefenen hun rechten uit bij hun zorgverlener. DocTime-gebruikers kunnen toegang, correctie, export of, wanneer wettelijk toegestaan, verwijdering bij de uitgever aanvragen. Wissing is niet absoluut wanneer bewaring nodig is om een wettelijke verplichting na te leven.